Mikä tekee rakennushankkeesta terveen?

Jokainen rakennushanke alkaa suunnitelmasta. Aikataulu laaditaan, resurssit varataan, välitavoitteet sovitaan ja tuotantoa ohjataan viikko- ja päivätasolla.

Tästä huolimatta monet hankkeet ajautuvat viivästyksiin, jatkuvaan kiireeseen ja reaktiiviseen ongelmanratkaisuun. Usein ongelmana ei ole tiedon puute. Ongelma on se, ettei olemassa oleva tieto muodosta selkeää kokonaiskuvaa.

Rakennushankkeen terveys ei tarkoita yhtä raporttia tai yhtä mittaria. Se tarkoittaa kykyä nähdä, onko hanke etenemässä hallitusti kaikilla suunnittelun tasoilla.

Meillä on enemmän dataa kuin koskaan

Nykyaikainen rakennushanke tuottaa valtavan määrän tietoa päivittäin. Pääaikataulu kertoo pitkän aikavälin etenemisestä. Lookahead-suunnittelu näyttää tulevien viikkojen valmiutta. Takt-suunnittelu kuvaa tuotannon virtausta. Last Planner seuraa sitoumusten toteutumista ja PPC:tä. Päivittäinen ohjaus pitää työmaan toiminnan liikkeessä. Tehtävienhallinta puolestaan kokoaa yksittäiset vastuut, päätökset ja avoimet asiat.

Jokainen näistä näkymistä on hyödyllinen. Haaste syntyy siitä, että niitä tarkastellaan usein erillään toisistaan. Projektipäällikkö joutuu siirtymään raportista toiseen ja muodostamaan kokonaiskuvan itse.

Terve aikataulu ei aina tarkoita tervettä projektia

Kuvitellaan tilanne, jossa Gantt-aikataulussa on vain muutama myöhässä oleva tehtävä. Viikon PPC on hyvä. Lookahead näyttää, että suurin osa tulevasta työstä on valmista aloitettavaksi. Päivittäiset suunnittelupalaverit on pidetty ja työmaa näyttää etenevän normaalisti.

Pintapuolisesti kaikki vaikuttaa olevan hallinnassa. Samalla taustalla voi kuitenkin olla useita viikkoja avoinna olleita esteitä, toistuvasti seuraavalle viikolle siirtyviä sitoumuksia, vastuuhenkilöttömiä korkean prioriteetin tehtäviä ja hiljaisesti myöhästyviä kriittisiä työvaiheita.

Yksittäisinä asioina ne eivät välttämättä näytä vakavilta. Yhdessä ne kertovat, että hankkeen luotettavuus heikkenee.

Projektin tila on enemmän kuin yksi KPI

Monet organisaatiot seuraavat yhtä päämittaria. Se voi olla PPC, aikataulun etenemä, valmiusaste tai valmistuneiden tehtävien osuus. Nämä mittarit ovat hyödyllisiä, mutta mikään niistä ei yksin kerro koko totuutta.

Terve rakennushanke tasapainottaa useita kysymyksiä samanaikaisesti:

• Eteneekö pääaikataulu suunnitellusti?
• Onko tuleva työ valmis aloitettavaksi?
• Toteutuvatko viikkositoumukset?
• Virtaako päivittäinen tuotanto ilman jatkuvia keskeytyksiä?
• Valmistuvatko tärkeät tehtävät ajoissa?
• Ratkaistaanko vanhat ongelmat vai siirtyvätkö ne eteenpäin?

Terve projekti ei ole se, jolla on korkein yksittäinen mittari. Terve projekti on se, jossa ongelmat tunnistetaan ajoissa, ratkaistaan nopeasti ja estetään kasaantumasta.

Avoimien asioiden piilokustannus

Yksi suurimmista rakennushankkeiden riskeistä ei ole tämän päivän ongelma. Se on eilisen ongelma, joka on edelleen ratkaisematta.

Avoin suunnittelukysymys, keskeneräinen viikkotehtävä, estynyt riippuvuus, puuttuva hyväksyntä tai vastuuhenkilötön tehtävä voi tuntua pieneltä asialta. Kun tällaisia asioita kertyy eri suunnittelun tasoille, ne alkavat heikentää koko hankkeen ennustettavuutta.

Usein nämä avoimet asiat eivät näy yhdessä paikassa. Ne ovat hajallaan aikataulussa, Lookahead-esteissä, Last Planner -sitoumuksissa, Takt-tehtävissä ja tehtävälistoissa. Siksi ne on helppo unohtaa, vaikka ne vaikuttavat suoraan projektin etenemiseen.

Raporteista projektin terveyteen

Perinteinen raportointi kertoo usein, mitä on tapahtunut. Projektin terveyden johtaminen kysyy, mitä seuraavaksi pitää tehdä.

L-Plannerissa olemme kehittäneet Project Health -ajattelua juuri tästä näkökulmasta. Tarkoituksena ei ole korvata yksityiskohtaisia raportteja, vaan yhdistää niiden tärkeimmät havainnot yhteen kokonaiskuvaan.

Project Health yhdistää tietoa usealta suunnittelun tasolta:

• Gantt-aikataulusta
• Lookahead-suunnittelusta
• Takt-suunnittelusta
• Last Planner Daily -ohjauksesta
• Last Planner Weekly -suunnittelusta
• Tehtävienhallinnasta

Jokainen osa-alue muodostaa oman tilapisteensä ja tuo esiin ne asiat, jotka vaativat huomiota. Kokonaisnäkymä auttaa projektitiimiä ymmärtämään nopeasti, missä hanke on vahva ja missä ongelmat alkavat kasautua.

Avoimet asiat näkyviin

Yksi tärkeimmistä Project Health -näkymän osista on Avoimet asiat -lista. Sen tarkoitus on tuoda ratkaisemattomat ongelmat näkyviin riippumatta siitä, missä moduulissa ne syntyivät.

Projektitiimi näkee yhdestä paikasta, mihin suunnittelun tasoon asia liittyy, mikä tehtävä on kyseessä, mikä sen nykyinen tila on, miksi se on listalla ja mistä raportista sitä voidaan tarkastella tarkemmin.

Tämä tekee projektin tilasta käytännöllisemmän. Käyttäjän ei tarvitse etsiä ongelmia useista eri raporteista. Järjestelmä nostaa ne esiin.

Hyvä dashboard ei ainoastaan näytä numeroita. Se auttaa päättämään, mihin tiimin kannattaa seuraavaksi keskittyä.

Toisenlainen tapa johtaa projektia

Rakennushankkeissa tulee aina yllätyksiä. Kaikkia muutoksia, viivästyksiä ja esteitä ei voida poistaa. Niihin voidaan kuitenkin reagoida aikaisemmin, jos ne tulevat näkyviin oikeaan aikaan.

Mitä aikaisemmin ongelma havaitaan, sitä helpompi ja edullisempi se yleensä on ratkaista. Siksi projektin johtamisen tulisi keskittyä vähemmän raporttien tuottamiseen ja enemmän siihen, että tiimi tietää, mitä pitää tehdä seuraavaksi.

Project Health -näkymä tukee tätä ajattelua. Se ei ole vain yhteenveto menneestä. Se on tapa nostaa tärkeimmät signaalit näkyviin ennen kuin pienistä ongelmista tulee suuria viivästyksiä.

Mikä siis tekee rakennushankkeesta terveen?

Terve rakennushanke ei tarkoita hanketta, jossa ei ole ongelmia. Rakentamisessa ongelmia syntyy aina. Terve hanke on sellainen, jossa ongelmat näkyvät riittävän aikaisin ja jossa niiden ratkaiseminen on osa normaalia johtamista.

Terveessä hankkeessa pääaikataulu, Lookahead, Takt, Last Planner, päivittäinen ohjaus ja tehtävienhallinta eivät ole erillisiä raportteja. Ne muodostavat yhdessä tilannekuvan, jonka avulla projektitiimi voi tehdä parempia päätöksiä.

Yhteenveto

Rakennushankkeen terveys syntyy läpinäkyvyydestä, ennakoivasta ongelmanratkaisusta, luotettavista sitoumuksista ja siitä, että avoimet asiat ratkaistaan ennen kuin ne kasvavat viivästyksiksi.

Yksittäiset raportit ovat edelleen tärkeitä. Mutta projektin johtamiseen tarvitaan myös yksi näkymä, joka kertoo, miten hanke voi kokonaisuutena ja missä tiimin huomioita tarvitaan seuraavaksi.

Siksi Project Health ei ole vain uusi raportti. Se on tapa nähdä rakennushankkeen todellinen tila.